ALGEMENE VOORWAARDEN TROPICAL CYCLIST

‘DE HUISREGELS’

De toonzetting van Algemene Voorwaarden is meestal weinig gastvrij en klantvriendelijk. Om potentiële conflicten en schade te voorkomen wordt veelal gekozen voor afstandelijk, juridisch taalgebruik. Misschien is het omdat we sinds de start in januari 2000 nog nooit een conflict hebben gekend met (potentiële) klanten, misschien is het omdat uitsluitend een heldere, ondubbelzinnige communicatie gebaseerd op vertrouwen past bij Tropical Cyclist: in ieder geval pogen wij in het onderstaande op een bondige, goed leesbare wijze onze ‘huisregels’ weer te geven.

INFORMATIE

• De belangrijkste reisinformatie staat op onze website www.tropicalcyclist.com. Onze gasten ontvangen enige tijd voor de aanvang van de reis de meer specifieke praktische informatie ter voorbereiding.
• In de reisinformatie is de dag van verwelkoming dag 1, de dag van afscheid is de afsluitende reisdag. Dit is ongeacht het uur van verwelkoming of van afscheid op deze dagen.

BOEKING EN BETALING

• De factuur is tegelijkertijd de boekingsbevestiging. De aanbetaling van 25% van de reissom ontvangen wij graag binnen 2 weken na het versturen van de factuur. Mocht de aanbetaling na 2 weken nog niet door ons zijn ontvangen, dan kunnen wij de plaats(en) in de reis niet langer voor je gereserveerd houden.
• De resterende 75% ontvangen wij graag uiterlijk 4 weken voor de aanvang van de fietstocht.

VERZEKERINGEN

• Het avontuurlijke karakter van onze reizen vraagt om een goede reisverzekering. Er is nog nooit iets kwijtgeraakt tijdens het bagagevervoer gedurende het fietsen, aangezien wij met vertrouwde chauffeurs werken. Desondanks, een goede verzekering tegen diefstal raden wij ten sterkste aan, want de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de bagage blijft liggen bij de gast.
• Wij raden eveneens aan een annuleringsverzekering af te sluiten.

ANNULERING

• Het annuleren van de reis kan uitsluitend schriftelijk. De datum van de poststempel geldt daarbij als de annuleringsdatum.
• Als iemand verhinderd is deel te nemen, kan deze zijn deelname overgeven aan een ander. Vanzelfsprekend onder dezelfde reisvoorwaarden als waaronder hij zelf zou hebben geparticipeerd.
• Bij een volledig negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de laatste 4 weken voor aanvang van de tocht annuleert Tropical Cyclist de reis zelf. We storten de gedane betalingen dan terug. Bij een onverhoopt negatief reisadvies gedurende de fietstocht staken we de reis en retourneren de reissom naar rato van het aantal vervallen reisdagen.
• Tropical Cyclist kan zelf een reis slechts annuleren om uiterst gewichtige redenen waarbij we naar alle redelijkheid niet gehouden kunnen worden aan de reisovereenkomst. In dit geval krijgt de gast een andere reis van minimaal dezelfde prijs aangeboden, danwel retourneren wij de reissom.
• Alle reizen kennen specifieke minimum-aantallen deelnemers. Als dat minimum niet gehaald wordt, gaat de reis niet door. We houden de kandidaat-deelnemers voortdurend en nauwgezet op de hoogte van het wel/niet bereiken van het minimum. Uiterlijk 2 maanden voor de start nemen we de beslissing over het wel/niet doorgaan van een fietstocht.
• Bij zelf annuleren is onze aspirant-gast verschuldigd:
  1. tot 56 dagen voor de dag van vertrek: de aanbetaling van 25% van de reissom
  2. vanaf dag 56 tot 14 dagen voor de dag van vertrek: 50% van de reissom
  3. vanaf dag 14 tot de dag van vertrek: 75% van de reissom
  4. op de dag van vertrek: 100% van de reissom.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

• Onze reizen worden grondig voorbereid. Aangezien ze door vreemde gebieden gaan, zal echter altijd een gedeelte van de tocht onvoorspelbaar zijn. Gasten kunnen ons aanspreken op ons improvisatievermogen in dergelijke situaties, maar niet op de onverwachte situaties zelf.
• Wij nemen de verantwoordelijkheid voor het welzijn en reisplezier van onze gasten zeer serieus. Echter, daar waar redelijkerwijs de schuld niet bij ons ligt, zijn we niet aansprakelijk voor geleden schade. Het gaat dan niet alleen om gevallen waarin tekortkomingen toe te rekenen zijn aan de gast, maar ook om situaties waarin personen die ons ondersteunen in de reis (bijvoorbeeld hotelpersoneel) fouten maken.
• Onze huurfietsen worden voor aanvang van een fietstocht altijd grondig gecheckt. Dit betekent niet dat er nooit iets stuk kan gaan, die garantie kan geen enkele fietsenmaker/fabrikant geven. Daarom kunnen wij ook niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele materiaalpech.
• De reparatie(kosten) als gevolg van slijtage zijn voor ons; materiaalkosten als gevolg van een valpartij of van onzorgvuldig gebruik van de fiets, zijn voor rekening van de huurder.
• We gaan er vanuit dat de fiets aan het einde van de tocht in dezelfde goede staat wordt ingeleverd als waarin wij hem afgaven.
• We zijn bij onze was-service hoegenaamd nooit iets kwijtgeraakt. Desalniettemin nemen we geen aansprakelijkheid voor het verdwijnen of beschadigd raken van kleding, ook niet in de toekomst.
• De eigen meegenomen fiets, kleding, bagage, alles wordt gedurende een avontuurlijke reis blootgesteld aan minder gepolijste omstandigheden dan thuis het geval is. De afgelopen jaren was de materiele schade hieraan bij onze gasten te verwaarlozen, mede door onze zorg(vuldigheid). Maar ook hier: wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden.
• In het algemeen kunnen wij niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade waarvoor een reis-, ongevallen- of annuleringsverzekering dekking biedt. Onze aansprakelijkheid voor het missen van reisgenot en voor de schade die onze gast lijdt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf, bedraagt maximaal eenmaal de reissom; als de schuld bij ons ligt.
• Daar waar hulp en bijstand nodig zijn om onze gast op het niveau te krijgen van zijn verwachtingen, geven wij die vanzelfsprekend zoveel als mogelijk. Als de oorzaak van het beneden de verwachtingen blijven bij hemzelf ligt, zijn de kosten van hulp en bijstand voor de gast.
• Mocht ooit iemand zich dermate misdragen dat voor hem en voor de groep een goede voortzetting van de reis onmogelijk lijkt, dan kan deze deelnemer worden uitgesloten van verdere participatie. Hij heeft dan geen recht op restitutie van reisgelden.

KLACHTEN

• Tropical Cyclist heeft nog nooit een wezenlijke klacht ontvangen. We zijn ervan overtuigd dat we mogelijke klachten in de toekomst in redelijk overleg kunnen oplossen. Mocht dat toch niet het geval blijken te zijn, dan kan de teleurgestelde gast zich vanzelfsprekend wenden tot een bevoegde Nederlandse rechter.
• Bovenal gaan wij er vanuit dat Tropical Cyclist en de gast tezamen de reis tot een succes maken. Ofwel: mocht iets niet naar verwachting zijn, meldt het dan snel, zodat we het probleem in de kiem kunnen oplossen.

Pascal Kolkhuis Tanke

TROPICAL CYCLIST
Zwolle, november 2004 (laatste update 19 december 2022)